El día a día en la dinámica de una empresa, hace difícil el intercambio de conocimiento. Nos movemos por la necesidad. Buscamos a los profesionales que saben sobre un tema específico, justo en el momento específico en que necesitamos esa información. Pero a medida que las empresas crecen en tamaño, localizar a esos profesionales expertos cuesta más tiempo y esfuerzo. Una vez que lo hemos encontrado, ¿qué sucede cuando nuestro experto está de vacaciones? ¿Y si ya no forma parte de la compañía? Fomentar una cultura de gestión del conocimiento es clave para ganar agilidad y competitividad.

Beneficios de una cultura de gestión del conocimiento

Los beneficios de trabajar en una empresa en la que los empleados tienen el hábito de compartir sus conocimientos, hablan por sí solos:

Empleados más implicados en la organización. Enseñar y compartir conocimiento, ayuda a los profesionales a sentirse valorado dentro de una organización. Es una actividad que otorga reconocimiento por sí sola. Enseñar es además gratificante, ya que el empleado ve cómo su conocimiento ayuda a los demás y eso le hace sentir bien.

Mejores contenidos formativos con una inversión de esfuerzo mucho menor. Disponer de una base de conocimiento de calidad en la organización, hace mucho más fácil la planificación y la preparación de cursos formativos.

Acumulación del conocimiento en la empresa, y no en la persona. Si la persona se va, el conocimiento se queda.

Identificación de los expertos internos. Fomentar que los empleados compartan su conocimiento permite que afloren aquellas personas que, por su experiencia y tiempo en la compañía, tienen un conocimiento acumulado mayor que otros. Esas personas posteriormente pueden actuar como mentores de nuevos empleados, y son habitualmente puestos críticos que hay que cuidar y gestionar correctamente.

Agilidad y facilidad a la hora de resolver problemas. El empleado no pierde el tiempo buscando a un experto interno que pueda ayudarle. Al desarrollar una cultura de intercambio del conocimiento, este dispone de toda una base de conocimiento compartido, una biblioteca de recursos donde puede encontrar las respuestas a sus preguntas.

Barreras a la hora de compartir conocimiento

Aunque los beneficios son muy claros, tanto para la empresa como para los propios empleados, a la hora de compartir conocimiento se presentan diferentes barreras que es imprescindible conocer para minimizarlas:

Falta de tiempo. Habitualmente los empleados se muestran reacios a dedicar su preciado tiempo a los demás, sobre todo si esa acción no forma parte de sus objetivos.

Resistencia al cambio. Siempre cuesta integrar hábitos nuevos. Estamos atados a nuestras rutinas y salir de ellas para incorporar una nueva, va a costar tiempo y esfuerzo.

Falta de participación. Habitualmente no somos conscientes de todo lo que sabemos, y eso puede hacer que muchos empleados no se consideren expertos y no participen porque piensen que no tienen nada que enseñar.

Procesos complicados. Si has resuelto las barreras anteriores, pero tus empleados se enfrentan a un proceso complejo y poco ágil para compartir su conocimiento, tienes un problema.

Miedo a perder el trabajo. Algunos de tus empleados pueden tener el mindset de que el conocimiento es poder. Si lo comparten, ya no son necesarios y pueden ser despedidos más fácilmente. Es una actitud muy natural, dado el entorno competitivo en el que nos encontramos.

Por suerte, estas barreras pueden solucionarse si se establecen las pautas adecuadas para ello. ¡Toma nota!

Integra el compartir conocimiento en el ADN de tu compañía

Si quieres que tus empleados dediquen tiempo a compartir su conocimiento, debes hacer que esto sea estratégico. Desde la dirección general hasta el empleado recién llegado, todos tus colaboradores tienen que ser conscientes del beneficio que proporciona esta práctica. Los líderes de cada equipo deben practicar con el ejemplo y fomentarla en sus equipos, dejando tiempo para ello y haciéndolo parte de los objetivos.

Haz que compartir el conocimiento sea fácil

Olvídate de complicados procesos y herramientas. Tus expertos conocen el contenido, pero no son programadores informáticos ni diseñadores. Por un lado, tienes que plantear un proceso que sea fácil y accesible para todos, por otro, tienes que facilitar una herramienta lo más sencilla posible y que ofrezca los mejores resultados, para minimizar el trabajo posterior. ¿No sabes cuál? Busca una herramienta como isEazy que te permita trabajar en vivo, con varias personas a la vez. Esto facilitará la gestión y hará que la tarea de compartir conocimiento sea lo más sencillo e intuitivo posible.

Identifica qué contenido es más apropiado para ser generado por tus empleados

El contenido generado por tus empleados no es la respuesta para todo. Identifica cuáles las temáticas más apropiadas. Por ejemplo, el conocimiento de producto o procesos son dos temas ideales para trabajar con tus colaboradores. Sin embargo, las temáticas de normativa o habilidades es mejor dejarlas en manos de profesionales.

Haz que el conocimiento compartido sea útil

Consigue que cada pieza que tus empleados produzcan responda a una pregunta concreta o solucione un problema habitual. Eso hará que los profesionales vean rápidamente el beneficio de compartir su talento, porque de esta manera pueden solucionar más rápidamente sus problemas del día a día laboral.

Para ello, elabora primero un catálogo de aprendizajes clave dentro de tu organización y busca el conocimiento que cubra dichos aprendizajes. En un segundo paso, facilita el feedback preguntando a tus empleados cuáles de esos conocimientos les están resultando más útiles, cómo podrían mejorarse y qué otras cuestiones echan en falta. De esa forma, tu base de conocimiento se autogestionará de manera natural.

Deja que todos se beneficien del conocimiento compartido

De poco sirve crear una cultura en la que los empleados comparten su conocimiento, si ese conocimiento no está disponible para toda la organización. Piensa en cómo vas a estructurar el contenido y de que tecnología te vas a valer, para que encontrar la respuesta a esas preguntas clave sea… ¡pan comido!

Promociona y expande el conocimiento compartido

El marketing del conocimiento es muy importante en este ámbito. Los empleados están muy ocupados y no tienen tiempo de bucear por toda la base de conocimiento de la empresa. Por otro lado, los nuevos profesionales no sabrán que esta base existe si nadie se lo cuenta. Por ello, no te olvides de comunicar: lanza tips periódicamente, explica qué contenidos nuevos se han incorporado y publicita esos conocimientos en tu plataforma de comunicación interna.

Premia a los que comparten

El refuerzo positivo es esencial, no te olvides de él. Si un empleado comparte sus conocimientos profesionales, prémiale. Hay muchas formas de hacerlo, no solo económicas. Hablábamos de incluirlo como parte de los objetivos, pero también puedes hacer que compartir el conocimiento favorezca la promoción interna. Con ello, eliminarás el miedo a ser despedido que algunos empleados pueden tener. Permite también que los empleados “firmen” los contenidos que crean, regálales pequeños obsequios o agradece su trabajo en público. En definitiva, haz que tus empleados que comparten se sientan importantes por hacerlo.

Has visto los beneficios de compartir el conocimiento en una organización, algunas de las barreras y las pautas a seguir para que sea todo un éxito. Ahora te toca a ti poner en marcha una cultura de gestión del conocimiento en tu organización, y descubrir todo el talento de tus colaboradores.